Главная » Программы » Обучение » Уроки

Начало работы с «1С:Бухгалтерией 8»

Ввод начальных сведений

При первом запуске установленной «1С:Бухгалтерии 8» автома­тически выполняется первоначальное заполнение информацион­ной базы.

«1С:Бухгалтерия 8» поставляется с уже заполненными планами счетов и другими настройками, подготовленными для ведения бухгалтерского и налогового учета. Тем не менее, эти настройки могут быть изменены пользователем.

Общие сведения об организации вводятся в меню «Предприятие» — «Организации».

Для каждой организации нужно указать крат­кий и полный варианты названия и другие сведения, предусмот­ренные формой элемента справочника «Организации» — затем эти сведения будут автоматически вноситься «1С:Бухгалтерией 8» в документы и отчетные формы. Вводятся сведения о расчет­ных счетах организации, открытых в банках.

До начала регистрации хозяйственных событий вводятся сведения об учетной политике предприятия по бухгалтерскому и налоговому учету (меню "Предприятие" - "Учетная политика" - "Учетная политика организаций").

Аналитический учет настраи­вается в меню «Предприятие» — «Настройка параметров учета».

Вводятся сведения о подразделениях организаций (меню «Предприятие» — «Подразделения организаций») и складах (меню «Склад» — «Склады (места хранения)»).

Эти сведения будут использоваться в дальнейшем для регистрации местонахождении материальных ценностей. Кроме того, сведения о подразделениях будут использоваться при вводе данных о работниках.

Нужно указать сведения об ответственных работниках предпри­ятия, данные которых будут использоваться «1С:Бухгалтерией 8» при регистрации хозяйственных операций и автоматическом за­полнении печатных форм документов: сведения о руководителе, главном бухгалтере, кассире, материально ответственных лицах (меню «Предприятие» - «Ответственные лица организаций»).

До первого начисления заработной платы нужно внести мини­мальный набор сведений обо всех остальных работниках пред­приятия. Для этого в справочник сотрудников организации (меню «Кадры» — «Сотрудники организаций») достаточно внести фа­милию, имя, отчество каждого работника, дату его рождения. Сведения о должностях вносятся путем оформления приема на работу (меню «Кадры» — «Прием на работу в организацию»).

Остальной набор сведений о работниках можно вносить по мере необходимости. В частности, перед автоматическим формирова­нием отчетности для инспекции ФНС и персонифицированной отчетности для отделения ПФР в справочник физических лиц для каждого сотрудника необходимо внести паспортные данные, сведения о месте жительства, ИНН, страховом свидетельстве ПФР.

Если «1С:Бухгалтерия 8» внедряется на уже работающем пред­приятии, то в информационную базу следует ввести сведения, которые будут характеризовать хозяйственное состояние пред­приятия к моменту начала учета. В частности, нужно ввести пе­речень учитываемых товарно-материальных ценностей (меню «Предприятие» — «Товары (материалы, продукция, услуги)» — «Номенклатура»). Целесообразно ввести сведения о деловых партнерах предприятия контрагентах (меню «Предприятие» — «Контрагенты») и условиях сотрудничества с ними, хотя эти дан­ные можно вводить и позднее, в процессе регистрации хозяйст­венных операций документами. Условия сотрудничества с контр­агентом указываются в сведениях о договоре с ним, поэтому для каждого контрагента нужно заполнить сведения как минимум об одном договоре.

Начальные остатки по счетам бухгалтерского учета регистриру­ются путем заполнения документа «Ввод начальных остатков» (меню «Предприятие» — «Ввод начальных остатков»).

Если «1С:Бухгалтерия 8» внедряется на предприятии, где до это­го использовались другие бухгалтерские программные продукты фирмы «1С», то целесообразно воспользоваться автоматизиро­ванными методиками перехода.

 

Стартовый помощник

При первом запуске новой информационной базы «1С:Бухгалтерии 8» автоматически запускается «Стартовый по­мощник» (меню «Справка» - «Стартовый помощник»), который поможет заполнить все основные данные, необходимые для нача­ла работы в программе.

По окончании работы «Стартовый помощник» формирует отчет со всеми произведенными установками и подсказками, как эти установки можно изменить позднее.

 

Электронное пособие «Быстрое освоение 1С:Бухгалтерии 8»

Электронное пособие «Быстрое освоение 1С:Бухгалтерии 8» (ме­ню «Справка» - «Быстрое освоение 1С:Бухгалтерпи 8») предна­значено для тех, кто только начинает знакомиться с программой.

Пособие построено в виде сквозного примера хозяйственной дея­тельности организации от начала ведения учета до формирования бухгалтерской отчетности. С его помощью можно быстро освоить основные приемы работы с «1С:Бухгалтерией 8».

 

Демонстрационная база и путеводитель по демонстрационной базе

В состав поставляемого комплекта входит демонстрационная ба­за. В ней ухе введены документы, описывающие хозяйственную деятельность различных организаций. Для более удобной навига­ции по документам демонстрационной базы предназначен «Путе­водитель по демонстрационной базе» (меню «Сервис» - «Допол­нительные отчеты и обработки» - «Дополнительные внешние обработки»).

«Путеводитель по демонстрационной базе» содержит ссылки на введенные в демонстрационную базу документы. Ссылки на до­кументы сгруппированы по учетным ситуациям. Документы могут служить образцом ввода учетных данных и служат для освоения программой.

 

Регистрация фактов хозяйственной деятельности документами

Основным способом регистрации событий хозяйственной дея­тельности в «1С:Бухгалтерии 8» является ввод документов.

Документы доступны из главного меню программы, где они сгруппированы по видам деятельности предприятия и разделам учета: документы для учета производственной деятельности дос­тупны из меню «Производство», документы для учета операций с денежными средствами - из меню «Банк» и «Касса», документы для регистрации событий с основными средствами - из меню «ОС».

Документ можно записать в информационную базу и провести. Запись в информационную базу без проведения может означать, что документ подготовлен предварительно для регистрации бу­дущих событий хозяйственной деятельности. Для отражения произошедшего события в учете документ следует провести — при этом в информационной базе сформируются записи бухгал­терского и налогового учета и записи в других учетных регистрах.

Перед проведением документа «1С:Бухгалтерия 8» выполняет ряд проверок на полноту и правильность заполнения. Например, до­кумент «Расходный кассовый ордер» не будет проведен, если по данным бухгалтерского учета денежных средств в кассе недоста­точно, но такой документ можно будет записать.

Названия документов «1С:Бухгалтерии 8» определены названия­ми событий хозяйственной деятельности, для регистрации кото­рых они предназначаются. Поэтому, с одной стороны, эти назва­ния могут не совпадать с названиями унифицированных форм первичных документов, утвержденных государственными органа­ми, с другой стороны, один документ «1С:Бухгалтерии 8» может соответствовать сразу нескольким бумажным унифицированным формам — соответственно такой документ можно будет распеча­тать в нескольких вариантах. Так, документ «Реализация товаров и услуг» (меню «Продажа» — «Реализация товаров и услуг») можно распечатать в следующих вариантах: товарно-транспортная накладная (форма 1-T); акт об оказании услуг (неунифицированная форма); расходная накладная (неунифицированная форма); товарная накладная (форма ТОРГ-12).

Один документ может быть предназначен для регистрации не­скольких видов хозяйственных операций. Разным видам опера­ции соответствуют разные наборы вводимых данных и разные правила проведения документа. Например, документ «Реализация товаров и услуг» рассчитан на регистрацию трех видов хозяйст­венной операции: «продажа, комиссия», «отгрузка без перехода права собственности» и «оборудование». Вид хозяйственной опе­рации следует устанавливать перед началом заполнения докумен­та кнопкой «Операция» командной панели формы документа. Ес­ли документом можно зарегистрировать несколько хозяйственных операций, вид операции запрашивается при вводе нового доку­мента. Эта возможность включается/отключается в настройках пользователя (меню «Сервис» - «Настройки пользователя...» - «Запрашивать вид операции при вводе нового документа»).

При изменении вида операции кнопкой «Операция» отображаемая форма документа изменяется.

«1С:Бухгалтерия 8» предоставляет несколько механизмов для ускоренного заполнения документов. Одним из них является ме­ханизм ввода на основании, который предоставляет возможность копирования информации из документа одного вида в документ другого вида. С помощью этого механизма, например, можно ав­томатически заполнить документ «Реализация товаров и услуг» сведениями из документа «Счет на оплату покупателю», ранее записанного в информационную базу. Для быстрого заполнения табличных частей документов используется механизм автозаполнения, запускаемый кнопкой «Заполнить» командной панели, рас­положенной над табличной частью. Для ввода счетов бухгалтер­ского и налогового учета, используемых в проводках, а также для ввода других данных используется механизм подстановки по умолчанию.

 

Панель функций

Альтернативным главному меню способом доступа к документам и другим объектам информационной базы является Панель функций (меню «Справка» - «Панель функций»).

Основные раз­делы учета (Банк, Касса, Покупка, Продажа и др.) представлены в панели функций в виде схем работы, отражающих последователь­ность ввода документов в информационную базу.

 Из каждого раздела при нажатии на гиперссылку можно перейти в соответствующий список документов или справочник, открыть форму нужного стандартного отчета. Например, при нажатии на гиперссылку «Платежное поручение исходящее» в разделе «Банк», откроется список исходящих платежных поручений, а при нажатии на гиперссылку «Регистрация счетов-фактур на аванс» откроется форма одноименной обработки. Используя ги­перссылки «ОСВ по счету 51», «Карточка счета 51», «Анализ сче­та 51» в разделе «Банк», можно быстро сформировать наиболее используемые в этом разделе учета отчеты.

Такое представление взаимосвязанных документов, обработок, справочников и отчетов может служить «рабочим столом» для бухгалтера, ведущего отдельный участок учета.

При нажатии на кнопку «Настройка» открывается форма на­стройки, в которой можно указать, какие разделы показывать в панели функций. Для закрытия панели функций нужно в форме настройки снять флаг «Показывать Панель функций».

По кнопке «Советы» можно открыть окно с полезными советами пользователям по работе в программе.

При переходе на закладку «Монитор» панели функций открыва­ется «Монитор бухгалтера», который позволяет оперативно и в удобной форме получать данные по остаткам на расчетных счетах и в кассе, о суммах дебиторской и кредиторской задолженности, о сроках сдачи регламентированной отчетности, а также о сроках уплаты налогов.

 

Система помощи "Советы"

В «1С:Бухгалтерию 8» включен механизм «Советы» (меню «Справка» - «Советы»). Это полезные советы пользователям, которые помогут зарегистрировать в программе различные хозяйственные операции, создать новый документ, заполнить справоч­ник или сформировать отчет.

Советы, разъясняющие как отразить в программе хозяйственную операцию, можно открыть непосредственно из документов при их заполнении или из списка документов нажатием на кнопку  в командной панели. Например, из документа «Поступле­ние товаров и услуг» можно открыть совет «Как оприходовать товар от поставщика».

В каждом совете можно по гиперссылкам переходить к более подробному описанию отдельных операций, а также к другим по­лезным советам.

  

Хранение информации в справочниках и регистрах

Данные, которые предполагается многократно использовать, хра­нятся в справочниках и регистрах сведений информационной ба­зы.

Справочники и регистры доступны к просмотру через главное меню программы, где они сгруппированы по видам хозяйственной деятельности и разделам учета вместе с документами. Справоч­ники и регистры бывает удобнее заполнить предварительно, не­посредственно через главное меню. Кроме того, справочники и регистры можно заполнять в процессе ввода документов.

 

Анализ учетных данных с помощью стандартных отчетов

Записи бухгалтерского и налогового учета (проводки), а также записи в других учетных регистрах, автоматически вносимые в информационную базу при проведении документа, можно затем просмотреть непосредственно из формы документа — для этого следует воспользоваться кнопкой «Дт/Кт» на командной панели формы документа.

Кроме того, учетные записи доступны для непосредственного просмотра из главного меню (меню «Операции» — «Журнал опе­раций», «Журнал проводок (бухгалтерский учет")», «Журнал про­водок (налоговый учет)»). Однако в информационную базу рабо­тающего предприятия в течение небольшого периода времени будет записываться столь большое количество проводок и других учетных записей, что работа с этими данными путем их непосредственного просмотра будет нерациональна.

Эффективными средствами работы с учетными данными являют­ся стандартные отчеты (меню «Отчеты»). Стандартные отчеты представляют учетные данные в удобном для анализа виде.

Для облегчения текущей бухгалтерской работы предназначен ме­ханизм расшифровки.

Так, в процессе подведения итогов отчетного периода бухгалтер может сформировать стандартный отчет оборотно-сальдовая ве­домость. Если в данном отчете его заинтересует происхождение оборотов какого-либо счета, то для получения более детальной информации бухгалтер может сформировать стандартный отчет карточка счета, дважды щелкнув мышью по выбранной строке оборотно-сальдовой ведомости. Если же теперь бухгалтера заин­тересует происхождение конкретной проводки, то двойным щелч­ком мыши по записи этой проводки он сможет вывести экранную форму документа, сформировавшего эту проводку.

 

Подготовка регламентированной отчетности

«1С:Бухгалтерия 8» автоматизирует заполнение регламентиро­ванной отчетности — отчетов, утвержденных нормативными до­кументами. К регламентированной отчетности относятся налого­вые декларации, бухгалтерская отчетность, отчеты во внебюджет­ные социальные фонды, статистические отчеты, различные справ­ки.

Формы регламентированной отчетности доступны через меню «Отчеты» — «Регламентированные отчеты».

Формы регламентированной отчетности периодически изменяют­ся решениями государственных органов. Фирма «1С» отслежива­ет эти изменения и предоставляет своим пользователям возмож­ность обновления форм регламентированных отчетности в ис­пользуемых конфигурациях. Для обновления форм используется штатный механизм обновления конфигурации.

«1С:Бухгалтерия 8» заполняет регламентированные отчеты дан­ными, хранящимися в информационной базе и рассчитываемыми на их основе. Подготовленный регламентированный отчет можно сохранить в информационной базе.

Те регламентированные отчеты, для которых такая возможность предусмотрена нормативными документами, могут быть выгру­жены в электронном виде (то есть в виде компьютерного файла).