1С:Документооборот 8 ПРОФ
- КЛЮЧЕВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ. Автоматизируются делопроизводство и документооборот предприятий и учреждений(автоматизация документооборота).
- ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Предоставляются средства для удобного и быстрого поиска хранимых файлов
- ХРАНЕНИЕ ФАЙЛОВ. Ведется учет официальных документов предприятия: входящих, исходящих, организационно-распорядительных
- КОЛЛЕКТИВНАЯ РАБОТА. Обеспечен коллективный доступ к файлам. После внесения изменений прежние версии файлов сохраняются
- БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ. Автоматизированы бизнес-процессы документооборота: поручения, согласования, регистрация документов, выполнение задач и т.д.
- УЧЕТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ. Руководителю предоставляются средства для оценки эффективности работы сотрудников
- БУМАЖНЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ. Поддерживается параллельное ведение электронного и бумажного документооборота
- ИНТЕРНЕТ И ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА. Предоставляется доступ к данным через Интернет. Любой документ или файл можно отправить по электронной почте
- ИНДИВИДУАЛЬНЫЕ НАСТРОЙКИ. Пользователям можно установить разные настройки и разные ограничения доступа к данным
- ИСПОЛЬЗУЕТСЯ НОВЕЙШАЯ ВЕРСИЯ ПЛАТФОРМЫ. Программа работает на новейшей версии платформы "1С:Предприятие 8"
1С:Документооборот 8 на каждом предприятии.
"1С:Документооборот 8" позволяет:
- упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;
- сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;
- повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.
"1С:Документооборот 8" не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации.
"1С:Документооборот 8" в комплексе решает задачи автоматизации документооборота, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:
- централизованное безопасное хранение документов,
- оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,
- регистрация входящих и исходящих документов,
- просмотр и редактирование документов,
- контроль версий документов,
- работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.,
- полнотекстовый поиск документов по их содержанию,
- коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов,
- маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности,
- автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера,
- учет и контроль рабочего времени сотрудников.
Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, полностью соответствуют действующим стандартам и нормам, например:
- ГОСТ Р 6.30-2003,
- ГОСТ Р 51141-98,
- Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»,
- Требования ГСДОУ,
- Типовая инструкция по делопроизводству в органах федеральной исполнительной власти и др.
"1С:Документооборот 8" поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет с использованием веб-браузеров или тонкого клиента.
Делопроизводство
"1С:Документооборот 8" позволяет вести учет официальных документов предприятия. Принципы учета, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, отечественной и международной делопроизводственной практике.
Типы документов
Работа ведется с тремя типами документов:
- входящие,
- исходящие,
- внутренние.
К документу любого типа можно присоединить один или несколько файлов (например, фотографии, отсканированное изображение бумажного документа).
Входящие документы
В программе предусмотрена возможность регистрации входящих документов как от юридических, так и от физических лиц, в соответствии с отечественными традициями делопроизводства и действующими ГОСТами.
Обычная схема обработки входящего документа:
- Первичная регистрация входящего документа.
- Рассмотрение.
- Исполнение.
Исходящие документы
Исходящий документ может создаваться как сам по себе, так в ответ на входящий документ. Присвоение регистрационного номера исходящему документу выполняется секретарем после того, как документ согласован и утвержден ответственным лицом.
После записи исходящего документа, являющегося ответом на входящий, у входящего документа автоматически устанавливается пометка Отправлен ответ.
Обычная схема обработки исходящего документа:
- Создание исходящего документа.
- Согласование исходящего документа.
- Утверждение исходящего документа.
- Регистрация исходящего документа.
Входящие и исходящие документы автоматически связываются в цепочки.
Внутренние документы
Внутренними документами называются организационно-распорядительные и информационно-справочные документы официального характера – приказы по основной деятельности, документы кадрового делопроизводства, служебные записки и т. д.
Присвоение регистрационного номера внутреннему документу выполняется секретарем или другим ответственным лицом после согласования и утверждения.
Виды документов
Вид является важной характеристикой документа. Он определяет:
- нормативный срок исполнения документов,
- маршруты обработки документов,
- правила формирования регистрационного номера.
В программе ведутся отдельные списки видов для входящих, исходящих и внутренних документов.
Нумерация документов
В "1С:Документообороте 8" поддерживается гибкая система генерации регистрационных номеров документов в зависимости от даты, вида документа, корреспондента (для входящих и исходящих документов) и подразделения. Каждому виду документов может быть назначен свой собственный нумератор.
Карточка документа
На новый документ автоматически заводится учетно-регистрационная карточка. Пользователь может самостоятельно настроить внешний вид карточки и набор ее полей для каждого вида документа. Дополнительные поля можно как добавлять, так и удалять. Карточка документа может быть выведена на печать.
С помощью карточки любого входящего или исходящего документа можно ознакомиться со всей историей переписки по корреспондентам.
Дополнительные свойства
Дополнительные свойства (реквизиты и сведения) настраиваются администратором либо пользователем, ответственным за нормативно-справочную информацию. Возможна индивидуальная настройка дополнительных свойств для каждого типа (входящие, исходящие, внутренние) или вида документа. Для привязки свойств к данным используются наборы свойств.
Пример настройки дополнительных свойств: можно отметить актуальность и добавить особые отметки для внутренних документов вида "Информационно-справочный".
Прочие возможности
- В программе поддерживается учет обращений граждан. При этом предусмотрены настройки, позволяющие ограничить доступ сотрудников к входящим документам и персональным сведениям о физических лицах.
- Внутренние документы хранятся в структуре папок, которая используется для упорядочивания документов и ограничения прав доступа к ним.